第4回 誤りのない会計処理のために
1.「ヒューマンライズ」におけるデータチェックの方法
(4)月次締切及び決算時点でのチェック方法
残高確定作業によるチェック
複式簿記の技術的本質の一つに「両面観察」があります。これは、法人における経済的変化事象（取引）を原因と結果という両面から分析し、勘定科目の組合せとして把握する（仕訳）ことをさします。この時一つの経済的変化を両面から観察するのですから、借方と貸方は伝票単位でも元帳全体でも当然一致することになります。
ところで、貸借対照表科目の残高は、実体をともなったものが多く残高を別の記録から把握できます。例えば、現金の残高は現金を数えることにより、又普通預金の残高は通帳を見ることによって把握できます。
そのようにして把握した残高と元帳の残高を突合することにより、貸借対照表科目の記録の正しさを検証し、もし相違するのであれば誤りを見つけ出して訂正していく作業を残高確定作業といいます。
この作業により貸借対照表科目の正しい残高を確定できれば、収支科目や正味財産増減計算科目はその相手勘定としての記録ですから、試算表の貸借が一致している限り、それらも正しいと推定できる訳です。
コンピューターを使った場合、貸借は必ず一致しますから、残高確定作業によつて計算書類の信頼性はさらに高まります。以下具体的な残高確定作業をいくつかの科目について説明します。
- （1）現預金、特定預金、借入金
預金については、上でも述べたように、実際の現金有高を数えるか、預金通帳の残高と元帳の残高を突合することによって確定できます。この作業は入力終了時点でのチェック方法でも述べたように、日々の作業としても行なうべきものですが、月次締切、決算時点ではより慎重なチェックが求められます。
金融機関が発行する残高証明と突合することによりその信頼性をさらに高めることが出来ます。現金については帳簿の残高を算出する前に有り高を数えておき、後で帳簿の残高を突合することは内部統制上重要です。
当座預金については、小切手の発行とそれが実際に口座から引き落とされる時期にズレが生じるため調整表を作成してその残高を確定することになります。調整表の作成方法は、簿記の教科書で確認してください。
定期預金や特定預金について、満期到来日に受取利息がその都度元本に自動的に組み入れられる方式を取っている場合、受取利息の計上を忘れがちになります。定期預金や特定預金については、日常の資金繰りと無関係なためその動きについてはなおざりになりがちであり、受取利息の計算書が送付されてきていても見落としてしまうこともあります。
従って、月次締切や決算時に残高証明とのチェックを行なうことが非常に重要となります。その作業を通して受取利息の計上金額も正しく確定することが出来ます。又、この場合受取利息を収支計算書に計上することを忘れないようにして下ださい。受取利息を特定預金に直接組み入れると、受取利息（収入）と特定預金支出が記帳されないこととなり、総額主義に反することになります。これを防ぐには定期預金や特定預金の受取利息について満期到来日に、一旦普通預金へ入金する方式にしておいたほうが間違いが少なくてすみます。
借入金については、証書借入の場合には、返済予定表がありますから、その該当月における残高と元帳の残高を突合ことになります。残高証明を入手しそれと突合することによって信頼性を高めることが出来るのは預金の場合と同じです。又、手形借入については最初から残高証明と突合することになります。借入金の残高チェックにより、借入金元本返済額と支払い利息についての起票が正確かどうかが検証できます。
元利金等返済方式のとき、返済回数を見誤って元本と支払利息の金額を間違って起票しても、預金から引落とされる総額は一致していますから、日常処理では誤りを発見できない事があります。従って、決算時点で必ずチェックするようにして下さい。